对于企业主来说，要求您的客户或客户支付发票并不是今天的亮点。但是，这是一项必不可少的任务，它将使您的业务成败。这就是为什么拥有正式的，专业的发票系统如此重要的原因。
它还将帮助您跟踪应收账款和账单。这使得您和您的付费客户都尽可能轻松地开具发票。反过来，这将使现金更快地流入您的银行帐户。
但是，如何创建一个运转良好的开票机？在设置杀手级发票系统时，首先实施这八个技巧。
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1.选择开票系统。
通过选择基于云的发票系统来放弃电子表格和手动发票。切换到电子发票系统，您可以以电子方式创建和发送账单。这意味着不再在购物中心等待支票。
这也为您节省了金钱，因为您不再需要支付邮费，纸张和墨水，但这仅仅是开始。
大多数电子发票系统可让您在移动设备上创建，管理和审核发票。这意味着无论你走到哪里，你都可以带着办公室。此外，您可以通过设置定期付款和付款提醒来自动开具发票。
一些开票平台甚至 “ping” 客户，直到发票支付完毕。其他系统 (如duct) 具有时间跟踪，费用管理和项目管理等功能。
需要一些建议吗？首先，回顾一下101家面向小企业主的发票公司的优秀名单。这里有一些其他的开票公司要退房。
2.输入客户信息和标准计费金额/项目。
一旦您选择了发票系统，就该进行组织了，以便您可以立即开始为客户开具发票。显而易见的起点是在发票上输入客户的信息。这包括他们的姓名、电子邮件地址、账单和邮寄地址以及首选的付款方式。
存储此信息将使您可以在几分钟内开具发票或设置定期付款。如果您有基于订阅的业务或已被雇用从事长期项目，则这是理想的选择。
您还可以通过仅将典型的账单成本输入系统来节省创建账单的时间。例如，如果你是一名自由职业者，你会把你的小时费率输入到软件中。然后将自动计算您的总账单。
请记住，您发送发票的速度越快，付款的速度就越快。
3.建立付款条件和政策。
您的付款条款和政策决定何时以及如何支付您的发票。如果你是一名自由职业者，你应该提前与你的客户讨论这些条款和政策。这样，当他们突然收到账单时，他们并不感到惊讶。
您还应该了解客户的付款时间表和首选付款方式。这样可以确保在计费过程中没有打嗝。例如，您的条款和政策应该灵活，以便您的客户可以轻松支付发票。
如果这对他们来说是无痛的，他们会更倾向于毫不犹豫地支付发票。
制定短期付款政策也符合您的最大利益。例如，我的大多数客户在30天内付款。实际上，他们中的大多数人在15天内付款-如果不是立即付款。因为我已经确定了较短的付款条件，所以我能够更快地赚钱。
4.专业设计您的发票。
信不信由你，发票的设计很重要。这是因为设计不当的发票会引起混乱和烦恼。它们还表明你缺乏专业精神，这不会影响客户按时支付账单。
不相信我？然后在媒体上查看这个有趣的咆哮，看看设计不当的发票对人们的影响。精心设计的发票可确保客户您是专业人士。而且，作为一名专业人士，你应该得到报酬。它还与您的客户收到的所有其他平淡和普通发票有所区别。
设计一张发票可能看起来过于复杂。实际上，只要它们能反映您的品牌，这很简单。这意味着您的发票应该包括;
-你的标志。
-布兰德的颜色。
-明确规定的付款条件。
-服务/产品的分项清单。
-联系方式。
-发票号。
-到期日。
-个性化消息，感谢您的客户付款。
大多数发票软件都允许您简单地将徽标拖放到预制模板上。这将自动发出发票号码之类的项目。这意味着设计你的发票从来没有这么容易过。
5.用胡萝卜和棍子。
尽管实践了最佳实践的发票，但有时客户根本没有钱付给您。更糟？有些客户可能会等到最后一分钟。
不要失去冷静。制定一个策略，以吸引客户按时支付您的发票，deanna Rampton写道。
例如，您可以使用以下胡萝卜和棍子组合:
对于胡萝卜，你可以提供激励。如果提前付款，这可能是发票总额的折扣。对于棍子，当发票超过到期日时，您可以执行滞纳金。这可能只是一小部分或固定费用。
“如果这些策略不起作用，可以考虑提供一个付款计划。你每个月可能会收到一笔较少的付款，但总比没有好，“兰普顿建议。
6.保持良好的记录。
米兰达·马奎特写道: “确保你保留了你正在做的工作的记录。如果您是自由职业者，请跟踪该项目。如果你每小时收费，确保你有时间跟踪可以证明你花了多少钱。“
“从库存到时间，再到发布的推文，无论你应该测量什么，都要跟踪。您需要详细的记录来备份您的发票，”Marquit补充说。这样，如果客户对账单提出异议，您可以支持您的索赔。
“这包括保存合同和其他你可以返回的材料的记录。仔细组织你的文书工作和文件，这样事情就不会落空，最终会阻碍你前进。“
你还应该跟踪你的付款，比如哪些发票已经支付，哪些发票还没有支付。同样，发票软件将为您完成此操作，但是您不能仅依靠自动化。有时你需要拿起电话，问客户为什么账单过期了。
7.始终保持专业和礼貌。
毫无疑问。绝对不能替代业务上的专业精神-这包括发票。
始终使用 “请” 和 “谢谢” 来礼貌地使用发票。要求您的客户在特定日期之前付款，方法是 “请在X日期之前付款”。或者，“请在收到后15天内全额付款。”
您希望在与客户建立牢固关系的同时被视为专业人士。而且，没有什么能做到这一点，就像用仁慈和尊重对待他们一样。这甚至包括当你为了钱重新找一个赖账的客户时。
8.知道什么时候寻求外部帮助。
虽然发票是必不可少的，但并不是每个人都有时间或知识来有效地创建和管理您的所有发票。在这种情况下，您可能需要寻求外部帮助。例如，您可能想聘请簿记员或自由会计师来处理所有发票。
但是，如果您想自己解决发票问题，则可能需要帮助;
系统set-up.Most发票软件从一开始就很容易使用。但是，某些系统可能需要专家来培训您或您的员工，以便您可以正确使用该软件。
为客户建立信用。企业向客户发放信用额度并不少见。咨询信用局服务或信用评级机构，以便他们可以审查您的客户的信用。你最不想做的就是向没有能力偿还你的客户发放信贷。
收集逾期帐户。尽管有提醒或累积滞纳金，但可能有客户无意支付您的发票。在这种情况下，您可能需要聘请律师或收款公司来追讨这些逾期付款。